Quase nenhuma clínica pensa nesses documentos até precisar deles, e aí é tarde. O paciente questiona um tratamento feito há seis anos, um advogado pede o prontuário, um funcionário sai e leva a senha compartilhada. Nesses momentos o que decide não é a sua memória do atendimento, é o que está registrado, guardado e rastreável.
Os três prazos e a regra que os une
O prontuário deve ser guardado por no mínimo 20 anos a partir do último registro, pela Lei 13.787/2018, e a contagem reinicia a cada atendimento novo. O termo de consentimento é parte do prontuário e segue o mesmo prazo. O atestado fica com o paciente, com a cópia registrada na ficha. A regra que une os três: o que não está registrado não aconteceu, e é assim que qualquer questionamento vai ser julgado.
O prontuário: o documento que sustenta todo o resto
O prontuário odontológico é o registro completo do que aconteceu com aquele paciente na sua clínica: identificação, anamnese, exame clínico, diagnóstico, plano de tratamento, o que foi executado em cada sessão, os exames de imagem, as intercorrências e os documentos assinados. Não é um formulário preenchido no primeiro dia, é um histórico que cresce a cada consulta.
A guarda é obrigação profissional, e a Lei 13.787/2018 fixou o prazo mínimo em 20 anos contados do último registro. Vale insistir nesse detalhe porque quase todo mundo entende errado: não são 20 anos da primeira consulta. Um paciente atendido em 2010 e novamente em 2026 tem prontuário que precisa ser guardado até 2046.
Como os 20 anos são contados
20 anos da primeira consulta
Levaria a descartar em 2030 o prontuário de um paciente atendido pela primeira vez em 2010, mesmo que ele tenha voltado em 2026.
20 anos do último registro
O mesmo paciente, atendido de novo em 2026, tem prontuário a guardar até 2046. Cada consulta nova reinicia a contagem.
Depois do prazo o prontuário pode ser eliminado, mas não precisa ser. Guardar mais tempo nunca foi problema para ninguém.
Sobre o formato: o prontuário digital tem o mesmo valor probatório do papel, desde que o armazenamento atenda aos requisitos da lei, protegendo os arquivos contra acesso não autorizado, alteração e destruição. Na prática do consultório, isso se traduz em três coisas simples: cada pessoa da equipe com o próprio login, registro de quem alterou o quê, e backup que alguém já testou restaurar.
Senha compartilhada anula a trilha
É o problema mais comum e o mais fácil de resolver. Se a clínica inteira entra com o mesmo usuário, nenhum registro de auditoria serve para nada, porque não existe como saber quem fez o quê. No dia em que isso importar, e é sempre um dia ruim, a resposta será "alguém da clínica".
O termo de consentimento: o que realmente protege
Existe um mal-entendido difundido sobre o termo de consentimento: a ideia de que ele é um papel que o paciente assina para a clínica ficar protegida. Não é bem assim. O que protege não é a assinatura, é a prova de que houve esclarecimento. Um termo genérico assinado sem leitura tem pouco valor. Um termo específico, que descreve o procedimento daquele paciente e registra que ele pôde perguntar, tem muito.
Seis elementos fazem essa diferença:
Quem é quem
Paciente identificado, profissional responsável identificado com o número de inscrição no conselho.
O procedimento, em português
Descrito de um jeito que o paciente entenda. Termo cheio de jargão não esclarece, e termo que não esclarece não protege.
Riscos e complicações possíveis
O que pode dar errado, com que frequência, e o que a clínica faz se acontecer.
As alternativas
Outros caminhos de tratamento, inclusive o mais conservador, com prós e contras de cada um.
O que acontece se não tratar
A evolução esperada sem intervenção. É a informação que mais falta nos termos genéricos.
O espaço para perguntar
O registro de que o paciente pôde tirar dúvidas e foi respondido antes de assinar.
Um cuidado que quase ninguém toma: quando o texto do termo é atualizado, o registro precisa continuar mostrando a versão que aquele paciente assinou, não a versão nova. Se o sistema simplesmente sobrescreve o texto, a assinatura antiga passa a apontar para um documento que ninguém leu, e ela perde o valor exatamente quando for necessária.
O atestado odontológico
O cirurgião-dentista pode emitir atestado dentro da sua área de atuação, para justificar ausência por motivo ligado ao tratamento bucal: uma cirurgia, um pós-operatório, um quadro que impeça o trabalho. O que ele não faz é atestar condição de saúde fora da odontologia.
O documento precisa de pouco, mas esse pouco não pode faltar:
- Nome completo do paciente
- O período de afastamento, com data de início e duração
- A data de emissão
- Nome, assinatura e número de inscrição no conselho do cirurgião-dentista
- O diagnóstico ou o código da doença apenas com autorização expressa do paciente, por causa do sigilo
Esse último ponto é o que mais gera dúvida. O sigilo é do paciente, não da clínica, então o diagnóstico só entra no atestado se ele autorizar. Sem essa autorização, o atestado informa o afastamento e nada mais.
A LGPD dentro do consultório
Dado de saúde é dado pessoal sensível, com proteção reforçada, e a obrigação não depende do tamanho da clínica. A boa notícia é que, para um consultório, a conformidade prática cabe em cinco hábitos:
Informe o uso
Uma linha na ficha de cadastro dizendo para que o telefone e os dados serão usados.
Restrinja o acesso
Cada pessoa vê o que precisa para o trabalho dela. A recepção não precisa ver o financeiro.
Registre quem acessou
Trilha de auditoria com login individual. Sem ela, não há como responder a nada.
Atenda o pedido do paciente
Ele pode pedir os dados dele, pedir correção ou pedir para não receber mensagens.
Cuide do backup
Cópia protegida e, principalmente, já testada. Backup que ninguém restaurou é esperança, não backup.
Saiba quem mais toca no dado
Sistema, contador, laboratório. Se terceiros acessam dado de paciente, isso precisa estar declarado.
Comece pelo login individual
Se você for fazer uma só coisa desta lista, faça essa. Login por pessoa resolve sozinho três exigências ao mesmo tempo: restringe acesso, viabiliza a trilha de auditoria e torna possível responder quem fez o quê. É também a mais barata, porque só depende de organização.
Como o Smileo trata esses documentos
- Prontuário com odontograma, anamnese e evolução, crescendo a cada consulta, com a data de cada registro.
- Biblioteca de termos da clínica. Você monta os termos que usa, escolhe o adequado ao procedimento e o paciente assina na tela. A assinatura fica guardada junto com a versão exata do texto que ele leu, então atualizar o modelo depois não altera o que já foi assinado.
- Assinatura do que foi feito no dia, colhida na própria tela ao fim do atendimento.
- Atestados e declarações de comparecimento gerados com os dados do paciente e do profissional já preenchidos.
- Login individual por pessoa da equipe e permissões por cargo, com o financeiro atrás de uma permissão própria.
- Trilha de auditoria registrando quem acessou e alterou o quê, em linguagem legível, não em código interno.
- Arquivamento de paciente respeitando o prazo legal de guarda, em vez de apagar o histórico.
- Backup automático diário.
O consentimento para mensagens é outro assunto, e está no guia de confirmação de consulta por WhatsApp. E quando vários dentistas dividem a mesma estrutura, a separação dos dados tem regras próprias, no post sobre consultório compartilhado.
Isto não é consultoria jurídica
Este guia resume as obrigações mais frequentes do dia a dia de um consultório, com base na Lei 13.787/2018 e na LGPD (Lei 13.709/2018). Casos específicos, principalmente os que já viraram questionamento, pedem um advogado e a orientação do conselho regional da sua região.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo devo guardar o prontuário odontológico?
No mínimo 20 anos contados a partir do último registro do paciente, prazo estabelecido pela Lei 13.787/2018. Repare que a contagem é do último registro, não da primeira consulta: cada atendimento novo reinicia o relógio. Depois desse prazo o prontuário pode ser eliminado, mas não precisa ser. Muitas clínicas preferem manter, porque prontuário antigo é a melhor defesa em qualquer questionamento.
O prontuário digital tem o mesmo valor do prontuário em papel?
Tem, desde que o armazenamento siga os requisitos da Lei 13.787/2018: o documento digitalizado e guardado conforme a norma tem o mesmo valor probatório do original. A exigência prática é proteger os arquivos contra acesso não autorizado, alteração e destruição. Na prática isso significa acesso por login individual, registro de quem alterou o quê, e backup.
O que precisa constar num termo de consentimento odontológico?
A identificação do paciente e do profissional, o procedimento proposto em linguagem que o paciente entenda, os riscos e as possíveis complicações, as alternativas de tratamento, o que acontece se ele não tratar, e a confirmação de que ele pôde perguntar e foi respondido. Termo genérico, assinado sem leitura, tem pouco valor: o que protege é o registro de que houve esclarecimento de verdade.
Consentimento assinado na tela vale?
Vale, e é aceito quando o sistema registra a assinatura junto com data, hora e a versão exata do texto que o paciente leu. O ponto sensível é esse último: se o termo mudar depois, o registro precisa continuar mostrando a versão que ele assinou, não a versão nova. Sem isso, a assinatura perde a serventia justamente quando é necessária.
O cirurgião-dentista pode emitir atestado?
Pode, dentro da sua área de atuação. O atestado odontológico justifica ausência por motivo relacionado ao tratamento bucal, como um procedimento cirúrgico ou o pós-operatório, e deve trazer o nome do paciente, o período de afastamento, a data, e a identificação e assinatura do dentista com o número de inscrição no conselho. O que ele não faz é atestar condição de saúde fora da odontologia.
A LGPD se aplica a um consultório pequeno?
Aplica-se a qualquer consultório que trate dados de paciente, independentemente do tamanho. Dado de saúde é dado pessoal sensível, com proteção reforçada. Na prática, para um consultório isso significa: informar como os dados são usados, restringir o acesso a quem precisa dele, manter registro de quem acessou o quê, e ter um caminho para atender o paciente que peça seus dados ou peça para não receber mais mensagens.
O essencial em uma frase
Guarde o prontuário por no mínimo 20 anos contados do último atendimento, não da primeira consulta. Faça o termo de consentimento descrever o procedimento daquele paciente, e guarde a versão que ele assinou. E dê um login para cada pessoa da equipe: é a medida mais barata que existe e a que sustenta todas as outras.