Termos de Uso do Smileo

Versão 1.4, vigente a partir de 29 de setembro de 2026

1. Partes

Estes Termos regem o uso do Smileo, sistema de gestão para clínicas e consultórios odontológicos, oferecido por 66.767.560 LEONARDO HENRIQUE GOMES MAGALHAES, CNPJ 66.767.560/0001-84, com sede na Rua Calafate, nº 153, bairro Lucília, João Monlevade/MG, CEP 35930-243 (o "Smileo"). Ao criar uma conta e usar o serviço, a clínica ou profissional contratante (o "Contratante") declara que leu, entendeu e aceita estes Termos e a Política de Privacidade.

2. Objeto

O Smileo concede ao Contratante uma licença de uso de software como serviço (SaaS) para gestão de agenda, pacientes, prontuário, anamnese, odontograma, orçamentos, cobranças e relatórios, conforme o plano contratado. Funcionalidades podem ser adicionadas, alteradas ou descontinuadas, com aviso quando relevante.

3. Cadastro e conta

O Contratante deve fornecer dados verídicos e manter sigilo sobre suas credenciais. Cada conta tem um usuário administrador (proprietário), responsável por gerenciar os demais acessos. O Contratante é responsável pelas atividades realizadas em sua conta.

4. Obrigações do Contratante

• Usar o sistema de forma lícita e conforme a finalidade.
• Não tentar copiar, descompilar ou fazer engenharia reversa do software.
• Não compartilhar acessos com terceiros não autorizados.
• Garantir a veracidade e a legalidade dos dados que insere, inclusive os dados de pacientes, dos quais é o responsável (controlador) perante a LGPD.
• Assegurar que possui base legal e relação prévia com o paciente para contatá-lo, e manter os telefones cadastrados corretos e atualizados. O envio de lembretes por WhatsApp é opcional, ativado pelo Contratante, e o paciente pode cancelá-lo a qualquer momento.

Mensagens aos pacientes. Cabe ao Contratante obter e manter registro da autorização do paciente para receber mensagens no número informado, observadas a LGPD e as políticas da plataforma WhatsApp Business. O Contratante é responsável pela veracidade dos números cadastrados e por atender de imediato aos pedidos de interrupção. O Smileo pode suspender o envio de mensagens em nome do Contratante em caso de denúncias, restrição imposta pela plataforma ou risco à continuidade do serviço para os demais clientes.

Documentos emitidos pelo sistema. O Smileo disponibiliza modelos para emissão de documentos como receituário, atestado e prontuário impresso. O conteúdo, a conferência e a emissão desses documentos são de responsabilidade exclusiva do profissional habilitado que os assina, assim como a guarda das vias exigidas pela regulamentação do Conselho Federal de Odontologia. O Smileo não revisa, valida nem responde pelo conteúdo clínico dos documentos gerados.

Pacientes menores de idade. Quando o paciente for criança ou adolescente, cabe ao Contratante obter o consentimento específico e em destaque do pai, da mãe ou do responsável legal, na forma do art. 14 da Lei 13.709/2018, e colher a assinatura do responsável nos termos apresentados pelo sistema.

5. Planos, preços e pagamento

Os planos e valores vigentes são apresentados na contratação. A cobrança é recorrente, no ciclo escolhido (mensal ou anual), pelo meio de pagamento informado. Em caso de atraso, poderão incidir multa de 2% e juros de 1% ao mês. Reajustes anuais serão comunicados com antecedência mínima de 30 dias.

6. Período de teste (trial)

O Smileo oferece um período de teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão e sem cobrança. Ao fim do período, o acesso é suspenso até a contratação de um plano pago, que é uma ação afirmativa e voluntária do Contratante (não há cobrança automática sem contratação).

7. Renovação e cobrança recorrente

Ao assinar um plano pago, o Contratante autoriza expressamente a cobrança recorrente do ciclo escolhido, que se renova automaticamente ao fim de cada período até que haja cancelamento. Enviaremos recibo a cada cobrança e aviso de renovação dos planos anuais com antecedência mínima de 30 dias, com link direto para cancelamento.

8. Direito de arrependimento

Por se tratar de contratação pela internet, o Contratante pode se arrepender e cancelar em até 7 dias corridos a contar da contratação, com reembolso integral do valor pago no período, conforme o art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. Para exercer, basta solicitar por suporte@smileo.com.br ou pelo painel.

9. Cancelamento

O Contratante pode cancelar a qualquer momento pelo painel ou por suporte@smileo.com.br. O acesso permanece ativo até o fim do período já pago, sem reembolso da fração não utilizada (ressalvado o direito de arrependimento da cláusula 8).

10. Disponibilidade e manutenção

Empenhamo-nos para manter o serviço disponível de forma contínua, em regime de melhor esforço, sem garantia de percentual mínimo de disponibilidade (SLA). Poderá haver janelas de manutenção programada, comunicadas quando possível, e manutenções emergenciais. Não respondemos por indisponibilidade causada por terceiros (provedores de nuvem, operadoras, falhas de internet do Contratante).

Os lembretes por WhatsApp dependem da Plataforma WhatsApp Business, operada pela Meta, e estão sujeitos às regras, limites e disponibilidade dela. Não garantimos a entrega de mensagens individuais, que pode falhar por número inválido, bloqueio pelo destinatário ou indisponibilidade do serviço de terceiro.

11. Propriedade intelectual

O software, a marca Smileo, o design e o código são de titularidade exclusiva do Smileo. O Contratante recebe uma licença de uso não exclusiva, intransferível e revogável, limitada à vigência do contrato. Os dados inseridos pelo Contratante permanecem de sua titularidade.

12. Dados pessoais e proteção de dados

O tratamento de dados pessoais segue a Política de Privacidade e o Adendo de Proteção de Dados (Anexo I), que é parte integrante destes Termos. O Contratante é o controlador dos dados de seus pacientes; o Smileo é o operador.

13. Assinatura eletrônica

O Smileo oferece recurso de coleta de assinatura manuscrita na tela do dispositivo, para termos de consentimento, confirmação de atendimento e aceite de ficha de saúde. Trata-se de assinatura eletrônica simples, nos termos do art. 10, §2º, da MP 2.200-2/2001, cuja validade decorre da aceitação entre as partes, acompanhada do registro de data, hora, do texto exato assinado e da identificação de quem colheu a assinatura. Não se trata de assinatura com certificado digital ICP-Brasil. Cabe ao Contratante avaliar a adequação desse recurso a cada situação e, quando entender necessário, utilizar forma mais solene.

14. Limitação de responsabilidade

Na máxima extensão permitida pela lei, a responsabilidade do Smileo por perdas e danos fica limitada ao valor pago pelo Contratante nos 3 meses anteriores ao evento. O Smileo não responde por danos indiretos ou lucros cessantes. A responsabilidade clínica pelo atendimento, diagnóstico e tratamento é exclusiva do profissional, não do software.

15. Indenização

O Contratante indenizará o Smileo por danos decorrentes de uso ilícito da plataforma, violação destes Termos ou de direitos de terceiros.

16. Suspensão e rescisão

O Smileo pode suspender ou encerrar o acesso em caso de inadimplemento (com prazo de 5 dias úteis para regularização), fraude, violação destes Termos ou risco à segurança. Encerrado o contrato, o Contratante terá uma janela para exportar seus dados, conforme a Política de Privacidade e o Anexo I.

17. Alterações dos Termos

Podemos alterar estes Termos. Mudanças relevantes serão comunicadas por e-mail e por aviso no sistema, com antecedência mínima de 30 dias. O uso continuado após a vigência implica concordância.

18. Natureza empresarial da relação

O Contratante declara contratar o Smileo no exercício de sua atividade profissional ou empresarial (relação entre empresas).

19. Lei aplicável e foro

Estes Termos são regidos pela legislação brasileira. Fica eleito o foro da Comarca de João Monlevade/MG, ressalvado o foro do domicílio do consumidor quando o CDC for aplicável.

20. Contato

Suporte: suporte@smileo.com.br. Encarregado de Dados (DPO): dpo@smileo.com.br.

Anexo I — Adendo de Proteção de Dados (DPA)

Este Adendo regula o tratamento de dados pessoais dos pacientes, em que o Contratante é o CONTROLADOR e o Smileo é o OPERADOR, nos termos da LGPD.

1. Objeto e instruções. O Smileo trata os dados dos pacientes exclusivamente para prestar o serviço e conforme as instruções lícitas do Contratante. É vedado usar esses dados para finalidade própria sem autorização escrita do Contratante. Quando o paciente for criança ou adolescente, cabe ao Contratante obter o consentimento específico e em destaque do pai, da mãe ou do responsável legal, na forma do art. 14 da Lei 13.709/2018.
2. Natureza dos dados. Dados cadastrais e de saúde dos pacientes (anamnese, odontograma, alergias, medicamentos, notas clínicas, documentos e imagens), tratados durante a vigência do contrato. O tratamento abrange ainda os dados dos profissionais e colaboradores que o Contratante cadastra no sistema (nome, e-mail, papel de acesso, inscrição no conselho profissional, jornada e valores de repasse), em relação aos quais o Contratante também figura como controlador.
3. Segurança. O Smileo adota medidas técnicas e administrativas (criptografia, isolamento por clínica, controle de acesso por papel, auditoria, backup), conforme os arts. 46 a 49 da LGPD.
4. Acesso técnico. O acesso da equipe do Smileo aos dados do Contratante ocorre apenas quando necessário para operar a infraestrutura, investigar falha técnica ou atender a chamado de suporte do próprio Contratante, é restrito às pessoas que precisam dele para essa finalidade e fica sujeito à obrigação de sigilo prevista no item 5. Consultas e alterações em dados de pacientes realizadas dentro do sistema ficam registradas em log de auditoria acessível ao Contratante.
5. Confidencialidade. O Smileo e seus colaboradores mantêm sigilo sobre os dados, obrigação que persiste após o término do contrato.
6. Suboperadores. O Contratante autoriza os suboperadores listados na Política de Privacidade (Supabase, Vercel, Stripe, Brevo, Cloudflare R2, Upstash, Sentry e Meta Platforms, esta última apenas para os lembretes por WhatsApp). Novos suboperadores serão informados previamente, com direito de objeção. O Smileo responde pelos atos de seus suboperadores.
7. Incidentes. O Smileo comunica o Contratante em até 48 horas após tomar conhecimento de incidente de segurança relevante, com as informações necessárias para que o Contratante notifique a ANPD e os titulares.
8. Direitos dos titulares. O Smileo apoia o Contratante no atendimento aos pedidos dos titulares (acesso, correção, eliminação, portabilidade), em prazo razoável.
9. Término e eliminação. Encerrado o contrato, o Smileo disponibiliza a exportação dos dados, mediante solicitação do Contratante, por 30 dias contados do término e, depois, elimina os dados de seus sistemas, salvo o que o Contratante seja obrigado por lei a conservar (como o prazo de guarda do prontuário). A eliminação prevista neste item não alcança os registros cuja guarda seja legalmente obrigatória, em especial o prontuário odontológico, sujeito ao prazo do art. 6º da Lei 13.787/2018, conforme detalhado na Política de Privacidade.
10. Transferência internacional. Os dados podem ser tratados nos Estados Unidos pelos suboperadores indicados, com os mecanismos da LGPD (art. 33) e da Resolução CD/ANPD nº 19/2024.
11. Responsabilidade. As partes respondem nos termos dos arts. 42 e 43 da LGPD.