Política de Privacidade do Smileo

Versão 1.1 — vigente a partir de 1º de agosto de 2026

Esta Política de Privacidade explica como o Smileo trata dados pessoais. O Smileo é um sistema de gestão para clínicas e consultórios odontológicos, oferecido por 66.767.560 LEONARDO HENRIQUE GOMES MAGALHAES, inscrito no CNPJ sob nº 66.767.560/0001-84, com sede na Rua Calafate, nº 153, bairro Lucília, João Monlevade/MG, CEP 35930-243 (doravante "Smileo", "nós").

1. Quem é responsável pelos dados (controlador e operador)

O Smileo trata dados em dois papéis distintos, e é importante entender a diferença:

• Dados dos pacientes da clínica (prontuário, anamnese, odontograma, agenda, cobranças): aqui a clínica contratante é a CONTROLADORA (ela decide por que e como esses dados são usados) e o Smileo é o OPERADOR (apenas processa esses dados seguindo as instruções da clínica, para fazer o sistema funcionar). As condições desse tratamento estão detalhadas no Adendo de Proteção de Dados, parte integrante dos Termos de Uso.
• Dados da conta da clínica e dos seus usuários (nome, e-mail, CPF, telefone do dono e da equipe, dados de cobrança e de uso do sistema): aqui o Smileo é o CONTROLADOR, pois decidimos como esses dados são usados para prestar e cobrar o serviço.

Esta Política trata principalmente dos dados em que o Smileo é controlador e explica, de forma transparente, como apoiamos a clínica no tratamento dos dados dos pacientes.

2. Encarregado de Proteção de Dados (DPO)

Nosso Encarregado, conforme o art. 41 da LGPD, pode ser contatado em dpo@smileo.com.br para qualquer assunto sobre proteção de dados, exercício de direitos ou comunicação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

3. Quais dados coletamos

• Dados cadastrais e de conta: nome, e-mail, CPF, telefone, nome da clínica, papel do usuário (proprietário, dentista, recepcionista).
• Dados de pagamento: processados pelo nosso parceiro de pagamentos; não armazenamos o número completo do cartão.
• Dados de saúde dos pacientes (inseridos pela clínica): anamnese, alergias, doenças, medicamentos, odontograma, notas clínicas, documentos e imagens. São dados sensíveis e recebem proteção reforçada.
• Dados de uso e segurança: registros de acesso, endereço IP, data e hora de operações (audit log), para segurança e cumprimento da LGPD.

4. Para que usamos os dados (finalidades)

• Prestar e manter o serviço contratado.
• Autenticar usuários e proteger as contas.
• Processar cobranças e assinaturas.
• Cumprir obrigações legais e regulatórias.
• Registrar acessos para segurança e auditoria (LGPD).
• Enviar lembretes de consulta aos pacientes por WhatsApp, quando a clínica ativa esse recurso.
• Comunicar avisos importantes sobre o serviço.

Não usamos dados de saúde dos pacientes para finalidade própria (como marketing ou treinamento de inteligência artificial) sem autorização expressa da clínica controladora.

5. Com qual base legal tratamos os dados

• Dados de conta do cliente: execução do contrato (art. 7, V) e legítimo interesse (art. 7, IX) para segurança e melhoria do serviço.
• Dados de saúde dos pacientes (dados sensíveis): o tratamento ocorre, em nome da clínica, com base na tutela da saúde por profissional habilitado (art. 11, II, "f") e no cumprimento de obrigação legal e regulatória do exercício odontológico (art. 11, II, "a"), incluindo a guarda obrigatória do prontuário. O consentimento (art. 11, I) é usado pela clínica apenas para finalidades secundárias.

6. Compartilhamento e prestadores de serviço (suboperadores)

Para operar o Smileo, contamos com prestadores que tratam dados em nosso nome, sob contrato e obrigação de segurança:

Quando a clínica ativa os lembretes automáticos, transmitimos à Meta apenas o necessário para a entrega da mensagem: o telefone e o primeiro nome do paciente, a data e o horário da consulta, o nome da clínica e o nome do profissional. Nenhum dado de saúde é enviado: procedimento, diagnóstico, anamnese e notas clínicas permanecem fora da mensagem. O paciente pode interromper o recebimento a qualquer momento respondendo PARAR na própria conversa, ou solicitando à clínica.

Não comercializamos dados pessoais. Não compartilhamos dados de saúde para obtenção de vantagem econômica, conforme o art. 11, §4, da LGPD. Podemos divulgar dados quando exigido por lei ou autoridade competente.

7. Transferência internacional de dados

Parte dos dados é armazenada e processada nos Estados Unidos (Supabase, Vercel, Stripe e, no caso dos lembretes por WhatsApp, Meta Platforms). Essa transferência internacional segue os mecanismos previstos na LGPD (art. 33), incluindo cláusulas contratuais padrão compatíveis com a Resolução CD/ANPD nº 19/2024.

8. Por quanto tempo guardamos os dados

• Prontuário odontológico: a clínica é legalmente obrigada a manter o prontuário por prazo longo (guarda permanente em meio digital, conforme a Lei 13.787/2018, e as normas do Conselho Federal de Odontologia). Enquanto o contrato estiver ativo, o Smileo mantém esses dados disponíveis para a clínica.
• Após o término do contrato: mediante solicitação ao nosso Encarregado (dpo@smileo.com.br), disponibilizamos a exportação dos dados da clínica dentro de uma janela de 30 dias contados do término. Encerrada essa janela, eliminamos os dados de nossos sistemas, exceto o que a clínica seja obrigada por lei a conservar.
• Dados fiscais: mínimo de 5 anos.
• Registros de acesso e segurança: mínimo de 6 meses.

9. Direitos do titular

Você pode, a qualquer momento, solicitar: confirmação de tratamento, acesso aos dados, correção, anonimização ou eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamentos, e revogação de consentimento, conforme o art. 18 da LGPD. Para exercer, escreva para dpo@smileo.com.br. Responderemos no menor prazo possível (referência de 15 dias).

Importante: quando se tratar do prontuário de um paciente, o pedido deve ser dirigido à clínica responsável pela custódia dos dados; o Smileo, como operador, dá todo o apoio técnico para que a clínica atenda o pedido.

10. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados (art. 46 da LGPD), entre elas: criptografia de campos sensíveis e do banco, isolamento de dados por clínica (Row-Level Security), controle de acesso por papel, registro de auditoria de acessos, exclusão reversível (soft-delete) e backup externo com teste de restauração. Nenhum sistema é 100% imune; em caso de incidente, agimos conforme a seção 11.

11. Comunicação de incidentes

Em caso de incidente de segurança que possa gerar risco aos titulares, o Smileo comunica a clínica controladora em até 48 horas após tomar conhecimento, com as informações necessárias. A clínica, como controladora, é responsável por comunicar a ANPD e os titulares afetados nos prazos legais.

12. Cookies

O Smileo utiliza cookies essenciais ao funcionamento do serviço (autenticação e segurança da sessão), que não dependem de consentimento. Com a sua autorização, também utilizamos cookies de análise do Google Analytics para entender de forma agregada como o site é usado e melhorar a experiência. Esses cookies de análise só são ativados depois que você aceita no banner de cookies, e recusá-los não prejudica o uso do site. Não utilizamos cookies de publicidade comportamental. Você pode gerenciar ou apagar os cookies nas configurações do seu navegador a qualquer momento.

13. Decisões automatizadas

O Smileo não toma decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares.

14. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política. Avisaremos por e-mail e por aviso no sistema quando houver mudança relevante. A data de vigência da versão atual está no topo deste documento.

15. Lei aplicável e foro

Esta Política é regida pela legislação brasileira, em especial a LGPD (Lei 13.709/2018), a Lei 13.787/2018 e as normas do Conselho Federal de Odontologia. Fica eleito o foro da Comarca de João Monlevade/MG, ressalvado o foro do consumidor quando aplicável.

Contato do Encarregado (DPO): dpo@smileo.com.br. Suporte: suporte@smileo.com.br.