Fim de mês, consultório vazio, e a dona abre o extrato do banco tentando responder uma pergunta simples: foi um mês bom? A agenda esteve cheia, mas o saldo não parece acompanhar. Sem os números certos na mão, a resposta vira sensação, e decisão tomada por sensação costuma chegar atrasada.
Sete indicadores dão conta do essencial na gestão de um consultório odontológico: faturado, recebido, inadimplência, conversão de orçamentos, taxa de falta, retornos pendentes e produção por dentista. O que faz eles funcionarem é o ritual: olhar uma vez por mês, no mesmo dia, com o mês fechado, comparando com os meses anteriores da própria clínica e saindo com uma decisão.
Por que sete, e não vinte e cinco?
Porque indicador que ninguém acompanha não serve para nada. Listas longas de métricas parecem completas e morrem no segundo mês. Sete números cabem numa conversa de meia hora e cobrem as quatro perguntas que importam: quanto a clínica trabalhou, quanto recebeu, onde o dinheiro está travado e onde há receita parada que já está dentro de casa.
Os 7 números, um por um
Como calcular: Soma das cobranças geradas no mês
É a base de comparação de todos os outros. Sozinho diz pouco; ao lado do recebido, diz muito.
Como calcular: Soma do que entrou no caixa no mês
Com R$ 40.000 faturados e R$ 31.000 recebidos, a clínica recebeu 77,5% do que cobrou. O restante está em parcelas futuras, convênio ou atraso.
Como calcular: Soma das parcelas vencidas e não pagas
O valor importa menos que a tendência: subindo três meses seguidos, a cobrança parou de rodar.
Como calcular: Aprovados ÷ apresentados × 100
18 aprovados em 30 apresentados dão 60%. É o número com mais alavanca: uma melhora aqui vira faturado sem nenhum paciente novo.
Como calcular: Faltas ÷ consultas que chegaram na data × 100
12 faltas em 200 consultas dão 6%. Cada falta é um horário de cadeira que não volta.
Como calcular: Pacientes que passaram do prazo de voltar e não foram chamados
Se só cresce, a clínica está deixando a própria base esfriar enquanto procura paciente novo.
Como calcular: Recebido do mês separado por profissional
Troca impressão por fato na hora de conversar sobre agenda, comissão e parceria. Em quem atende sozinho, este número é o próprio recebido.
Como ler sem se enganar
Três armadilhas fazem o dono tirar a conclusão errada de um número certo:
- Comparar mês incompleto com mês fechado. No dia 10, o mês corrente sempre parece pior que o anterior inteiro. Compare mês fechado com mês fechado, ou o mesmo trecho dos dois meses: do dia 1 ao dia 10 com do dia 1 ao dia 10.
- Olhar o número solto. Uma conversão de 60% não diz se está boa. Os últimos seis meses da própria clínica dizem.
- Confundir faturado com recebido. Mês de muito tratamento parcelado fatura bem e recebe pouco, e isso não é problema de cobrança.
Média de mercado engana
Números de "média do setor" misturam clínicas de porte, cidade e especialidade muito diferentes. A régua mais útil é a sua clínica no mês passado e no mesmo mês do ano anterior.
O ritual de meia hora
Indicador não serve para olhar, serve para decidir. O formato que funciona é simples:
- Marque um dia fixo nos primeiros dias do mês, com o mês anterior já fechado.
- Olhe os sete números ao lado dos meses anteriores.
- Para cada número que mudou muito, pergunte: o que explica isso?
- Saia com uma decisão só, com dono e prazo. Uma decisão por mês, baseada em número, é o que faz o ritual valer a meia hora.
Cada número tem um guia
Inadimplência alta pede uma régua de cobrança. Conversão baixa pede atenção à apresentação do orçamento. Falta alta pede confirmação na véspera. Retorno pendente pede um recall organizado.
Como o Smileo mostra esses números
- A Visão Geral reúne oito cartões: faturado, recebido, média por paciente que pagou, inadimplência, taxa de falta, conversão de orçamentos, consultas realizadas e novos pacientes. O período pode ser o mês, os últimos 30 dias ou o ano.
- Cada cartão compara com o período anterior no mesmo trecho: no dia 5, compara com o dia 5 do mês passado, e não com o mês inteiro.
- O gráfico de faturado e recebido mostra os últimos meses fechados, sem o mês corrente pela metade puxando a linha para baixo.
- Produção por dentista e um painel de retenção com retornos a agendar, vencidos e pacientes sumidos há mais de seis meses.
- Quem vê: numa clínica em que todos atendem todos, a Visão Geral é do proprietário. No consultório dividido, cada dentista abre a própria, com os números do atendimento dela.
Perguntas frequentes
Quais indicadores um consultório odontológico deve acompanhar?
Sete dão conta do essencial: faturado, recebido, inadimplência, conversão de orçamentos, taxa de falta, retornos pendentes e produção por dentista. Juntos, eles mostram quanto a clínica trabalhou, quanto entrou de verdade, onde o dinheiro está travado e onde há receita parada dentro de casa.
Qual a diferença entre faturado e recebido?
Faturado é o que a clínica cobrou dos pacientes no período. Recebido é o que de fato entrou no caixa. A distância entre os dois é feita de parcelamento, repasse de convênio que ainda não caiu e inadimplência, e é ela que explica por que um mês cheio de trabalho pode terminar com a conta apertada.
Como calcular a taxa de conversão de orçamentos?
Divida o número de orçamentos aprovados pelo número de orçamentos apresentados no mesmo período e multiplique por 100. Com 18 aprovados em 30 apresentados, a conversão é de 60%. O número vale mais comparado com os meses anteriores da própria clínica do que com médias de mercado.
Qual é uma taxa de falta aceitável?
A melhor régua é o histórico da sua clínica. Calcule faltas divididas pelas consultas que chegaram na data, acompanhe mês a mês e veja o efeito de cada mudança, como adotar a confirmação na véspera. Uma taxa que cai depois de uma mudança mostra que ela funcionou.
Com que frequência devo olhar os indicadores?
Uma vez por mês, sempre no mesmo dia, depois do fechamento. Olhar todo dia gera ansiedade com oscilação normal; olhar a cada trimestre deixa o problema crescer. O mês fechado é o período que permite comparar com justiça.
Preciso de sistema para acompanhar esses números?
Não, dá para montar numa planilha. O problema é o trabalho de levantar tudo à mão todo mês, que costuma matar o hábito no segundo mês. Um sistema de gestão que já registra agenda, orçamentos e pagamentos entrega os números prontos, e sobra tempo para a parte que importa: decidir.
O essencial em uma frase
Sete números olhados uma vez por mês, com o mês fechado e comparados com o histórico da própria clínica, valem mais do que qualquer painel cheio que ninguém abre.