Quase todo consultório define preço olhando para o lado: o que o colega cobra, o que a tabela sugere, o que o paciente parece aceitar. O problema é que nenhuma dessas três referências sabe quanto custa manter a sua cadeira ligada. Sem esse número, dá para trabalhar o mês inteiro, faturar bem e ainda assim terminar no vermelho, sem entender por quê.
A fórmula, direto ao ponto
Hora clínica = (custos fixos + custos variáveis + pró-labore + lucro desejado) ÷ horas produtivas do mês. As duas armadilhas estão nas pontas: esquecer o seu próprio salário no numerador, e usar as horas de porta aberta em vez das horas com paciente na cadeira no denominador. As duas empurram o preço para baixo e escondem o prejuízo.
O que é a hora clínica, e o que ela não é
Hora clínica é quanto custa manter a sua cadeira funcionando durante uma hora. É um custo, não um preço. Ela não diz quanto cobrar pela restauração: diz quanto você precisa faturar por hora para não pagar para trabalhar. O preço vem depois, quando você soma a esse piso a sua experiência, a complexidade do caso e o que a sua região suporta.
Entender essa diferença resolve metade da confusão sobre o assunto. Quem trata a hora clínica como preço acha o número alto e desiste. Quem a trata como piso passa a enxergar quanto cada procedimento realmente deixa.
O denominador é onde quase todo mundo erra
A conta tem duas partes, e a de cima costuma ser feita direito: soma-se o que sai. É embaixo que o cálculo desanda. A pergunta certa não é quantas horas a clínica fica aberta, e sim quantas horas têm paciente na cadeira, faturando.
De porta aberta a hora produtiva
160h
Porta aberta
8 horas por dia, 5 dias por semana, 4 semanas. É o número que quase todo mundo usa.
−32h
O que não fatura
Buraco de agenda, falta sem aviso, retorno de cortesia, conversa administrativa, almoço que estica.
128h
Hora produtiva
O que sobra, e o único número que pode ir para o denominador da fórmula.
No exemplo mais adiante, os mesmos custos divididos por 160 dão R$ 175 a hora, e divididos por 128 dão R$ 219. A diferença de 25% sai inteira do seu lucro.
Não invente a taxa de ocupação
Chutar "acho que atendo umas 130 horas" produz um número tão errado quanto usar as 160. Olhe a agenda dos últimos três meses e conte as horas efetivamente atendidas. Se a clínica não guarda esse histórico, comece a guardar hoje: sem ele, qualquer cálculo de preço é palpite com aparência de planilha.
Os seis custos que quase todo mundo esquece
A parte de cima da fórmula parece simples, mas costuma sair incompleta. Estes são os itens que mais somem da conta:
O seu pró-labore
O erro mais comum e o mais caro. Sem ele na conta, a clínica finge dar lucro enquanto paga o dono com o que era lucro.
O equipamento comprado à vista
Autoclave, cadeira, raio-x. Diluído pelos meses de uso, vira uma linha pequena e constante. Jogado num mês só, estraga o cálculo de doze.
As férias e o 13º da equipe
São dois salários a mais por ano. Divididos por doze, entram todo mês, mesmo nos meses em que ninguém está de férias.
O imposto
Simples Nacional, ISS. Entra como custo variável, porque sobe junto com o faturamento.
A manutenção que ainda não aconteceu
Compressor quebra, cadeira precisa de revisão. Reservar um valor por mês evita que o conserto vire prejuízo do mês.
A comissão dos parceiros
Se outros dentistas atendem na sua estrutura, o repasse deles é custo variável e precisa estar na conta.
O exemplo completo, com números
Vamos montar a conta de um consultório de um dentista, com uma recepcionista. Troque os valores pelos seus, a estrutura não muda.
Passo 1. Some os custos fixos do mês. São os que existem mesmo se ninguém aparecer:
| Custo fixo | Por mês |
|---|---|
| Aluguel e condomínio | R$ 3.200 |
| Salário e encargos da recepção | R$ 2.800 |
| Água, luz, internet e telefone | R$ 700 |
| Contador | R$ 500 |
| Sistema de gestão | R$ 120 |
| Limpeza e manutenção | R$ 600 |
| Equipamentos diluídos (ver adiante) | R$ 450 |
| Pró-labore do dentista | R$ 8.000 |
| Total fixo | R$ 16.370 |
Passo 2. Estime os custos variáveis. Material de consumo, descartáveis e impostos sobem junto com o atendimento. Num faturamento de R$ 40.000, suponha 12% de material e 8% de imposto: R$ 8.000.
Passo 3. Defina o lucro que você quer. Esta linha é escolha, não conta. É o retorno do negócio, separado do seu salário, e é dele que sai a reserva para crescer. Com 15% sobre os custos: R$ 3.656.
Passo 4. Conte as horas produtivas. Pela agenda dos últimos três meses, 128 horas por mês, como no diagrama acima.
A conta fechada
(R$ 16.370 fixos + R$ 8.000 variáveis + R$ 3.656 de lucro) ÷ 128 horas
R$ 219 por hora
Repare que o pró-labore de R$ 8.000 já está dentro dos custos fixos. Sem ele, a mesma clínica calcularia R$ 156 a hora e acharia que está lucrando, quando na verdade estaria trabalhando de graça.
Passo 5. Transforme em preço de procedimento. Uma restauração que ocupa 40 minutos custa dois terços da hora, ou seja R$ 146 de cadeira, mais o material específico. Esse é o piso. Cobrar abaixo dele significa que aquele procedimento é subsidiado pelos outros.
O teste rápido do procedimento
Pegue os cinco procedimentos que você mais faz e calcule o piso de cada um. Quase sempre aparece pelo menos um sendo vendido abaixo do custo, e costuma ser justamente o mais popular, aquele que a clínica faz o dia inteiro achando que é o carro-chefe.
O equipamento comprado à vista
Este merece parágrafo próprio porque é o que mais distorce a conta. Um autoclave de R$ 12.000 pago à vista não é uma despesa de R$ 12.000 num mês. É um equipamento que vai servir cinco anos, então custa R$ 200 por mês durante sessenta meses.
Quem lança o valor cheio no mês da compra vê um mês catastrófico e onze meses irrealmente bons, e nenhum dos doze serve para calcular preço. Distribuir a despesa pelos meses em que ela é usada tem nome na contabilidade, regime de competência, e é o que faz o resultado mensal significar alguma coisa.
A mesma lógica vale para o seguro anual, o software pago uma vez por ano e a reforma da recepção. Divida pelos meses de uso e lance a fatia em cada um.
Como o Smileo ajuda nessa conta
O cálculo em si é seu, e a planilha acima resolve. O que o sistema faz é manter os números que alimentam a conta atualizados sem ninguém precisar recontar no fim do ano:
- Despesa lançada no mês a que se refere. A conta de luz de agosto paga em setembro pesa em agosto, que é o mês em que a cadeira consumiu aquela energia. É o regime de competência aplicado sem você pensar nele.
- Despesa diluída em parcelas de competência. Ao lançar o autoclave, você escolhe diluir em 60 meses e o sistema cria as fatias, cada uma no seu mês, com a divisão em centavos exatos para a soma bater com o valor original.
- Categorias de despesa para separar aluguel, pessoal, material e equipamento, que é o recorte que a conta da hora clínica pede.
- Resultado do mês descontando despesas e comissões da receita, com exportação em CSV para levar ao contador ou para a sua planilha.
Se você tem outros dentistas atendendo na sua estrutura, o repasse deles é custo variável e entra na conta. Como calcular isso está no guia de como calcular a comissão do dentista. E se a dúvida é se o sistema se paga, a conta está em vale a pena um software odontológico.
Perguntas frequentes
Qual a fórmula da hora clínica odontológica?
Custo da hora clínica = (custos fixos + custos variáveis + pró-labore + lucro desejado) dividido pelas horas produtivas do mês. Custos fixos são os que existem mesmo sem atender ninguém, como aluguel e salários. Variáveis mudam com o volume, como material e impostos. Pró-labore é o seu salário, e entra na conta como custo. O resultado é o mínimo que cada hora de cadeira precisa gerar.
O que são horas produtivas e por que não são as horas abertas?
Hora produtiva é a hora com paciente na cadeira, faturando. Não é a hora em que a clínica está aberta. Quem divide os custos pelas horas de porta aberta chega num valor artificialmente baixo, porque parte dessas horas é buraco de agenda, falta, atendimento administrativo e almoço. Na prática, a taxa de ocupação real fica bem abaixo de 100%, e ignorar isso é o erro mais caro do cálculo.
O pró-labore entra no cálculo da hora clínica?
Entra, e é obrigatório que entre. Se você não coloca o seu próprio salário na conta, a clínica parece dar lucro quando na verdade está pagando o dono com o que deveria ser lucro. O pró-labore é o custo do seu trabalho como profissional. O lucro é o retorno do negócio. São coisas diferentes e as duas precisam estar na fórmula, cada uma na sua linha.
Como lançar o equipamento comprado à vista no cálculo?
Diluindo pelos meses de uso, não jogando tudo no mês da compra. Um autoclave de R$ 12.000 que vai durar cinco anos custa R$ 200 por mês, não R$ 12.000 num mês só. Quem lança o valor cheio vê um mês catastrófico e onze meses irreais, e nenhum dos doze serve para calcular preço. Essa distribuição tem nome na contabilidade: regime de competência.
Quanto devo cobrar por um procedimento a partir da hora clínica?
Multiplique a hora clínica pelo tempo de cadeira do procedimento e some o material específico dele. Uma restauração que ocupa 40 minutos numa clínica com hora de R$ 300 custa R$ 200 de cadeira, mais o material. Esse é o piso, não o preço final: sobre ele entram a sua experiência, a complexidade do caso e o que o mercado da sua região suporta.
De quanto em quanto tempo devo refazer esse cálculo?
Uma vez por ano, e sempre que mudar algo estrutural: aluguel reajustado, contratação, compra de equipamento grande, mudança de carga horária. O cálculo feito uma vez e esquecido envelhece rápido, porque os custos sobem sozinhos e o preço não.
O essencial em uma frase
Some tudo que sai, incluindo o seu salário e o equipamento diluído pelos meses de uso, e divida pelas horas em que existe paciente na cadeira, não pelas horas de porta aberta. O número que sair é o piso de cada hora sua. Abaixo dele, todo procedimento é feito no prejuízo, por mais cheia que a agenda pareça.